Документы, срок хранения которых истек, можно и даже нужно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

Соответствующий приказ может выглядеть так:

ЗАО "ЛАЙТ"

Приказ

15 марта 20__ года N 43

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения

которых истек,

приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

- председатель комиссии - юрист А.А. Иванов;

- члены комиссии - главный бухгалтер О.В. Борисова;

секретарь М.И. Петрова.

2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения

документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО "ЛАЙТ" Васильев /А.И. Васильев/

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

ЗАО "ЛАЙТ"

Акт

о выделении документов на уничтожение

21 марта 2002 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

- председатель комиссии - юрист А.Л. Иванов;

- члены комиссии - главный бухгалтер О.В. Борисова;

секретарь М.И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной

экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения

которых истек (опись прилагается):

1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).

2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).

3. Кассовая книга за 1996 год.

4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996

год.

5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).

6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2

папки).

7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996

год (1 папка).

8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.

9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).

10. Главная книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/

Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/

Петрова /М.И. Петрова/

После того как эксперты одобрят уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.

После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, сжечь или отправить в уничтожитель бумаг (шредер). Первые два способа имеют очень существенные недостатки. Вы никогда не сможете обеспечить достаточный уровень секретности, просто разорвав документы. В случае сжигания документов Вы можете быть спокойны, что пепел сгоревших документов надежно сохранит Ваши секреты. Но если Вы захотите самостоятельно воспользоваться таким вариантом уничтожения и утилизации бумаг, Вы сразу столкнетесь с вопросами легитимности, экологичности и пожарной безопасности данного способа. Можно, конечно, привлечь сторонние профессиональные организации, которые специализируются на подобных услугах, но это как минимум, дополнительные материальные и временные затраты.

Самым удобным и, лишенным вышеперечисленных недостатков, является способ уничтожения при помощи уничтожителей документов. В нашей компании представлен широкий ассортимент шредеров, которые позволят Вам уничтожить Ваши архивы с любым уровнем секретности и высокой скоростью.Если документов очень много, процедуру уничтожения можно доверить архивным уничтожителям, которые также присутствуют в нашем магазине.

Уничтоженные с помощью шредера бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.

Акт может выглядеть так:

ЗАО "ЛАЙТ"

Акт

об уничтожении документов, срок хранения которых истек

28 марта 2007 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

- председатель комиссии - юрист Иванов А.А.;

- члены комиссии - главный бухгалтер Борисова О.В.;

секретарь - Петрова М.И.,

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной

актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения

которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как

макулатура ОАО "Вторсырье" согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ100256,

которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./

Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./

Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые Вам заплатят за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, Вы должны учесть в составе операционных доходов! 

Пример

Предположим, что ОАО "Вторсырье" заплатило "ЛАЙТу" за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС - 18 руб.).

Бухгалтер "ЛАЙТа" должен сделать проводки:

Дебет 50 Кредит 91-1

118 руб. - оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

18 руб. - начислен НДС к уплате в бюджет.